“A tecnologia abraçou todos os aspectos de nossa vida pessoal e profissional, isto já é sabido de todos. Porém esta situação acaba por transformar radicalmente a estrutura básica das nossas relações, e duas dessas coisas são os documentos e as assinaturas. Por isso é de suma importância a revisão periódica de contratos e processos da empresa.” Luis F G Deak, Advogado
Resumo histórico
A velocidade é a marca registrada destes novos tempos, e a migração rápida para os documentos digitais deixou muita confusão, interpretações equivocadas e muito prejuízo para os desavisados. O objetivo deste artigo é, em poucas palavras, orientar sobre as assinaturas e documentos digitais, e como usá-los.
A tradição de documentar contratos já vem desde os tempos antigos, em muitos casos eram usadas telhas de cerâmica seca, que podiam ser reutilizadas, e as cozidas que eram documentos firmes. Na idade média, a produção de papel, quase como o que usamos hoje, fez com que os livros e os documentos fossem utilizados com maior capilaridade. Mas três coisas sempre foram necessárias, o meio físico para conter o contrato, as regras que estavam sendo documentadas, e as assinaturas.
Vindo diretamente para a época atual, estamos vendo a convergência deste modelo em papel/caneta, para PDF/assinatura digital. Este modelo iniciou no final dos anos 90 com a criação dos bancos online. Neste projeto utilizou como meio de garantir a operação a combinação de usuário e senha, que permitia que o correntista acendesse a sua conta online, e fizesse suas operações. Naquele momento ainda era comum a obrigatoriedade de assinar os contratos fisicamente e enviá-los para a agência ou correntista.
Com o advento do conceito “eu tenho/eu sei”, ou seja, eu tenho algo que pode comprovar quem sou (lembram dos tokens ou cartões de senhas?), e eu sei algo confidencial (sua senha). Este conceito ainda perdura hoje, porém com soluções mais sofisticadas, como os tokens nos smartphones.
Documentos
Os documentos não são apenas os contratos de compra e venda de imóveis, mas os contratos de uso de serviços de internet como Facebook e Instagram. Este são divididos em físicos (contratos pré-impressos e que são preenchidos a caneta), os digitalizados (documentos físicos que são transferidos para formatos digitais (PDF, JPG) e os natu-digitais que nascem em ambiente digital e por lá ficam (contratos de serviços de aplicativos de internet e apps, matrículas de imóveis). Esta parte é interessante pois muda o conceito de original e cópia, como as matrículas de imóveis, que são apenas cópias dos dados que estão nos sistemas dos cartórios – este conceito é importante, porque o cartório não pode simplesmente corrigir os dados da matrícula, mas sim, criar um lançamento novo com a atualização dos dados, desta forma criando a rastreabilidade destas alterações e evoluções dos dados.
Assinaturas
As assinaturas são muito mais complexas do que as pessoas pensam e executam. No formato tradicional, onde as partes assinam um contrato, por exemplo de locação, este contrato vale entre as partes. Para dar eficácia para terceiros, são necessários elementos como a assinatura de duas testemunhas (para que valha como título executivo extrajudicial), o reconhecimento de firma por autenticidade ou por semelhança.
A primeira previsão legal veio em 2001 com a MP 2200, que passou a regular as assinaturas digitais pela certificação ICP-Brasil, que não necessariamente é um avanço, pois obriga a construção de uma logística sofistica para a distribuição dos tokens (que não são pendrives), dificultando a popularização do modelo de assinaturas digitais. A pandemia teve o efeito positivo de acelerar a adoção de tecnologias remotas, e assim publicaram a Lei 14.063/2020, que estabelece três tipos de assinaturas: Simples, Avançada e Qualificada. E este ponto é VITAL para os corretores e imobiliárias, pois cada uma tem uma eficácia, e o uso errado pode invalidar negócios, ou gerar problemas enormes no futuro para as partes.
A Assinatura Simples (art. 4, I) é aquela do seu e-mail ou do WhatsApp. Aqui o foco é permitir que as partes sejam identificáveis. Não se faz isso pelo endereço de e-mail, mas pelas chaves hash combinadas com informações dos servidores de envio e recebimento dos e-mails. Como no exemplo abaixo. Equivale a assinatura básica do e-Gov.
A Assinatura Avançada (art. 4, II) identifica de forma inequívoca as partes, permite a identificação de alterações nos documentos, ter garantia de que o controle do ambiente é exclusivo. Este é o caso das plataformas “Sign”, como Docusign, Adobe Sign, AASP, etc. Esta modalidade é como se assinássemos um contrato físico com duas testemunhas, mas a assinatura não tem força de “firma reconhecida”, e isto é essencial para o mercado imobiliário. Já é pacificado nos tribunais que esta modalidade não tem força para que o locatário registre o contrato de locação na matrícula do imóvel para efeitos de prioridade na aquisição do imóvel, ou ainda para fazer garantir a direito de manter o contrato de locação até o seu final após a alienação. Equivale a assinatura nível prata do e-Gov.
Já a Assinatura Qualificada (art. 4, III) é a mais completa, segura e eficaz entre todas. Pois ela exige um órgão certificador que ateste que as partes foram devidamente identificadas, e que utilizam um método de autenticação de grande aceitação no mundo todo. Uma das formas é utilizar um certificado digital ICP-Brasil (token Certisign, e-cpf, e-cnpj, outros). Equivale a assinatura nível Ouro do e-Gov, pois usa como comprovação informações e registros biométricos da Justiça Eleitoral, da nova Carteira Nacional de Identificação ou chave ICP-Brasil. Vejam que nos dois primeiros casos, o cidadão teve que ir a um órgão público, se identificar com documentos originais, coletar digitais e tirar foto, o que dá a este modelo a certeza de que este código inserido no documento valide a autenticidade da pessoa.
Qual assinatura e tipo de documento devo usar em meus contratos de compra, venda, locação, parceria imobiliária, representação de proprietário, exclusividade?
Para estes documentos, que podem ter efeitos contra terceiros, o ideal é a Assinatura Qualificada, Ouro do e-Gov ou via e-Notariado
Qual assinatura eu uso para vistorias de imóveis, entregas de chaves, protocolos em geral?
Preveja usar as assinaturas físicas caso faça estes procedimentos em balcões ou em visitas. Monte um formulário padronizado, preencha e colha as assinaturas. Pode-se também utilizar assinaturas tipo Docusign. Mas não recomendo que se faça por e-mail ou mensagens no WhatsApp, pela dificuldade em montar adequadamente o conjunto probatório, que deverá ser feito por plataforma tipo Verifact.
E como eu uso a assinatura básica?
Esta assinatura é caracterizada dentro dos e-mails e WhatsApp, e são razoáveis para conjuntos probatórios de negociações que foram consolidadas em contratos, propostas, laudos, vistorias etc. Em geral, os contratos preveem uma cláusula dizendo que toda e qualquer negociação é substituída pelo contrato, o que restringe a eficácia destas provas, mas neste caso é importante colocar os “considerandos” nos contratos trazendo toda negociação e promessas feitas no processo de vendas.
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Luis Fernando Gardel Deak, Advogado Direito Imobiliário e Digital – O autor é Graduado em Direito pela UNIP, pós-graduando em Direito e Processo Civil pela EPD, especialista em direito digital e imobiliário. Graduado em administração de empresas, pós-graduado em marketing pela ESPM, MBA em gestão estratégica de negócios pelo ITA/ESPM, tem 25 anos de experiência no mercado de tecnologia implementando metodologias, sistemas de gestão empresarial, consultoria empresarial.
Membro da Comissão de Direito Digital e Compliance da OAB-SP, Membro da Comissão de Direito Imobiliário da OAB-SP.
Corretor de imóveis especializado em imóveis comerciais (CRECI-SP 131.710-F), perito avaliador (CNAI 9.898), certificado CIPS pela NAR, membro do grupo de avaliadores imobiliários do CRECI-SP, conciliador na JUCON (Junta de Conciliação) da CEFISP (Comissão de Ética e Fiscalização Profissional) do CRECI SP. Experiência em transações imobiliárias de locação e vendas de espaços corporativos para escritórios, varejo e logística desde 2012, com mais de R$ 600 milhões de VGV/VGL.