Nestes anos todos ligados a busca e seleção de recursos para empresas, com foco agora em imóveis comerciais (galpões, lajes corporativas, varejo), estudei com bastante cuidado aqueles projetos que deram muito certo, e todos os envolvidos ganharam muito com os negócios. Mas também aqueles projetos que dão muito errado, e sobra prejuízo para todos os lados.
Mas o que fazer então para que o projeto dê certo desde o começo?
Aqui vão cinco dicas sensacionais e práticas para que o processo de busca e seleção de um imóvel para a instalação de uma empresa dê certo, e que todos os envolvidos (sócios, funcionários, proprietários, arquitetos, corretores de imóveis, consultores, tecnologia da informação, engenheiros, facilities) tenham ganhos, para uns em qualidade de vida, para outros em melhor uso dos recursos e economia financeira.
Dica 1: Não inicie as buscas dos imóveis por preço.
Este é o erro base e o que mais gera retrabalho. O foco tem que ser no Custo Total de Ocupação e em duas subdivisões importantíssimas, o OPEX e o CAPEX.
Custo Total de Ocupação envolve todos os custos que a empresa terá ao decidir em ocupar um determinado imóvel, seja uma laje corporativa, um galpão logístico, industrial, varejo, ou até uma sala comercial.
O Custo Total de Ocupação deve ser minuciosamente analisado nas opções de imóveis apresentados. A razão de fazer esta análise está no fato de que os imóveis têm formatos diferentes, estão em locais diferentes e são equipados com infraestruturas diferentes. Para deixar mais próximo da realidade, como exemplo vamos analisar uma laje corporativa que tem ar-condicionado central versus VRF. O ar-condicionado central tem custos de energia elétrica e o contrato de manutenção gerenciados pelo condomínio. Já o VRF tem estes custos por conta do inquilino. Além disto, o inquilino terá o ônus dele mesmo se responsabilizar pelas manutenções periódicas obrigatórias, incluídas inclusive nas restrições dos acordos coletivos de trabalho e as exigidas por lei. Já o central tem custos de operação fora do horário normal de trabalho e aos finais de semana. Se olhar apenas o valor do condomínio, o segundo caso ganha disparado. Mas o que vai ditar o custo é o uso real de cada empresa e os custos totais.
Esta análise deve ser estendida para toaletes, energia geral, CPD, geradores, estacionamento, alimentação, mobilidade urbana. Um ponto em destaque é o Índice de Aproveitamento do Espaço Físico, dada o formato da laje, umas redondas, outras quadradas, outras retangulares e etc. Um escritório de arquitetura especializada neste assunto fará grande diferença nos estudos finais de ocupação, que podem girar em torno de 10 a 40% de perda na mesma metragem, o que irá impactar no custo de instalação do novo imóvel. Neste mesmo tópico, o uso de unidades de medida diferentes, como a BOMA e ABNT geram grandes distorções. Área interna, área total, área privativa e etc.
Dica 2: Delegar a tarefa inicial para um time de pessoas inexperiente e sem apoio da diretoria
Considero a fase inicial de definição dos critérios de busca de imóveis a mais importante de todas.
A parte mais importante da conversa entre a empresa e o corretor de imóveis é estabelecer corretamente os critérios para as buscas dos imóveis. Os projetos mais interessantes em que participei, os diretores estavam o tempo todo a disposição para conversarmos sobre os detalhes da operação da empresa e o que buscavam no novo imóvel. Coordenei projetos de grandes áreas que duraram menos de 40 dias para a assinatura do contrato. Mas tínhamos muita abertura e discutíamos detalhes dos imóveis após cada visita. Sentávamos para um café e discutíamos abertamente todos os detalhes. Este ponto também é importante, a transparência. Discutir abertamente os detalhes do imóvel, os detalhes técnicos, as condições comerciais fizeram que todas as etapas fluíssem com simplicidade. Existem uma tendência geral de “esconder” detalhes como forma de melhorar sua condição na barganha. Este pensamento de contratar pensando apenas na barganha do valor de aluguel irá levar a empresa a decidir muitas vezes não pelo melhor imóvel, mas apenas porque o valor do aluguel é mais baixo, desprezando todos os Custos Gerais de Ocupação do Imóvel.
Minha recomendação é sempre montar um comitê de avaliação e decisão, aonde pessoas com conhecimento complementarem se unam e contribuam com seus pontos de vista. O RH cada dia mais tem se tornado protagonista nestes projetos, junto com os times de facilities, compras e também a diretoria – essencial. É importantíssimo que a diretoria esteja sempre à disposição para discutir os critérios de seleção e não apenas ficar patinando no tema do valor do aluguel.
Dica 3: Confie no Corretor de Imóveis
O corretor experiente tem em sua base de dados o mercado mapeado e rapidamente poderá entender quais imóveis poderão atender seu novo projeto. E vai partir para analises com maior precisão, bem como irá conhecer ou saber levantar os dados técnicos e financeiros que irão impactar nos custos do projeto.
Mas tome cuidado com corretores que não conhecem o mercado corporativo de imóveis. As necessidades de ocupações grandes são distintas das médias e pequenas. O profissional deve ter largo conhecimento de mercado, não só conhecendo imóveis, mas sabendo quais são as particularidades das empresas e como isto irá se traduzir em sua futura ocupação. Tem que ser tecnicamente muito bem preparado e tem que ter preocupação nas análises financeiras profundas para trazer à tona os elementos que compõe o Custo Geral de Ocupação.
Dica 4: Excesso de cautela nos contratos e nas garantias
Este fator é bastante comum nas negociações. As partes entram em discussões tentando se proteger de eventualidades por intermédio dos contratos, mas na verdade trazem para a mesa situações hipotéticas, muitas vezes absurdas que acabam degradando o ambiente positivo e gerando verdadeiras disputas por assuntos que já estão previstos na legislação, nos acórdãos, na jurisprudência e no uso e costume, muitas vezes acabando por encerrar as negociações de forma infrutífera.
Ter consultores experientes em contratos de locação, como advogados especializados no mercado imobiliário e em contratos de locações, corretores e peritos vai dar segurança a todos em passar pelos pontos controversos com explicações pautadas em experiências de casos concretos.
Dica 5: Metas de valores e infraestrutura desprovidos de estudos reais
Nestes últimos anos, este tem sido o fator mais forte de insucesso nas negociações. Os inquilinos entram nas negociações sem uma análise realista do mercado, tentado impor condições e investimentos irreais aos proprietários, acreditando que os proprietários estão “matando cachorro a gritos” e muitas vezes pautadas em negociações de outras empresas.
Para exemplificarmos, um cliente estava buscando um imóvel com mais de 8.000m2 para seu escritório, mas estabeleceu como meta uma redução de 50% no valor do aluguel. Este projeto foi todo errado, pois além de tudo isto, a diretoria não se envolveu e a equipe não podia passar informações para os corretores de imóveis. Depois de mais de 6 meses buscando opções a empresa desistiu da mudança porque não achou nenhum imóvel que atendesse as condições. Outro ponto são as exigências nas condições técnicas dos imóveis, que muitas vezes são impossíveis de atender. Por isto, a comunicação transparente entre o ocupante e o corretor é de suma importância para o sucesso da empreitada.
Muito clientes querem resolver assuntos por e-mail ou mensagens no celular. No curso do projeto isto realmente agiliza e torna tudo muito prático e aumenta a velocidade, mas no início eu sempre recomendo uma comunicação aberta, pessoal e com as pessoas que podem adequar o projeto as condições reais do mercado.
Um projeto de sucesso é fruto de um time de sucesso, com métodos de trabalho de qualidade.