Back to basics! Vamos fazer o beabá, o feijão com arroz

Nessa miríade de lives, infoprodutos, webinars, youtubers, e-books que vivemos hoje, precisamos destacar o que realmente importa ou tem consistência.

Não estou desrespeitando ou minimizando a importância de métodos mais agressivos ou pontuais.

Em certo aspecto estas metodologias de impacto deixam a equipe “pilhada” para trabalhar, mas o efeito é rápido e pouco consistente.

Eu sou do pensamento que vender, ou gerir uma empresa, é uma questão de foco, método e consistência. Tem tempo de semear, de manejar e cultivar, e tempo de colher.

Parou de semear, para de nascer. Parou de manejar, morre. Se não for colher, o fruto se perde ou outro colhe no seu lugar – simples assim.

Uma frase que ouvi muito em treinamentos e congressos que participei nos Estados Unidos e em outros lugares, foi “back to basics“.

O fato era sempre o mesmo, muitos consultores traziam soluções mirabolantes, e entre elas grandes empresas entravam no barco e propunham software, sistemas, metodologias que iriam revolucionar o mundo.

Uma destas que participei foi o Business Intelligence nos anos 90. Quem não adotasse iria falir. Milhares de empresas adotaram, investiram bilhões e depois abandonaram.

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Voltaram para as planilhas eletrônicas. Hoje o que mais se vê são gestores captarem informações em sistemas, complementarem com pesquisas, informações e gerarem planilhas para seus times.

Então quando todos estavam cansados, vinha alguém e dizia, “Back to basics”! Vamos fazer o beabá, o feijão com arroz.

Fazendo esta parte bem feito e com consistência, já conquistamos um grande diferencial. Busque qualidade sempre.

Ok, “back to basics“:

Primeiro você precisa organizar a sua empresa.

Normas e procedimentos LIBERTAM as pessoas para que elas possam produzir sem que a todo tempo, tenham que “pedir a benção” do supervisor, gerente, diretor ou do dono.

Não existe coisa que atrapalha mais a produtividade do que centralizadores de decisões, feudos e “donos”.

Faça revisão de todos os documentos, e contrate um advogado para que estes documentos tenham o efeito desejado.

Depois você precisa informatizar os processos da sua empresa.

E lembre-se que resistência à mudança significa falta de conversa, de envolver as pessoas nos processos, de ouvir empaticamente o outro, de criar um objetivo comum e de criar prioridades para a empresa, setores e cargos.

Eu executei centenas de projetos em vários estados e países e sempre é a mesma coisa. Falta de foco, determinação, objetividade, profissionalismo e de sair da zona de conforto.

Antigamente chamávamos de “reizinhos” as pessoas que represavam conhecimento para não perder importância, poder e status dentro das empresas. Basta sentar e conversar com estas pessoas de forma profissional e adulta que todos acabam se envolvendo e participando.

Sistemas que uma empresa imobiliária já deveria ter implementado: 

  • CRM (Customer Relationship Management) para gerenciar as oportunidades – isto é da década de 80;
  • Base de imóveis integrada com portais – básico;
  • Sistema de assinatura digital de contratos e agora a assinatura de contratos junto aos cartórios;
  • Sistema de workflow ou gestão de processos 100% digital – isto já existe no mercado desde a década de 90. Neste tipo de aplicação a imobiliária digitaliza os processos, automatiza o fluxo destes processos entre as pessoas, controla assinaturas, versões de documentos e controla prazos – imprescindível para quem faz gestão de ativos, locações e contratos;
  • Sistema de abertura de chamados – este sistema é interessante para gestores de locações, para que os pedidos dos clientes fiquem em uma plataforma centralizada com fluxos, processos, decisores e prazos controlados;
  • Sistema financeiro completo de contas a pagar, receber, tesouraria, integração com bancos e tudo mais. Sistema de gestão financeira existem no Brasil desde 1960, na era do Cobol.
  • Sistema de Business Intelligence, Dashboards, Relatórios online, entre outros nomes. Coloque seus relatórios em uma plataforma unificada aonde seus líderes tem acesso, podem fazer análises em tempo real para embasar suas decisões;
  • Gestão de Contratos – gestão de contratos de forma profissional, controlando validade de cláusulas, de contratos. Controlando versionamentos de minutas, documentos anexos e mantendo cópia digital de tudo.

Treinamento continuado. Não tem nada pior do que equipe mal treinada, chefe centralizador e processos manuais. Não tem cliente que aguente. 

Ao elaborar métodos e processos e adotar sistemas informatizados, crie um sistema de treinamento continuado.

Treine sua equipe tantas vezes quanto for necessário para que absorvam o conhecimento e tenham capacidade de colocar em prática de forma automática, precisa e produtiva.

A absorção de conhecimento se dá pelo aprendizado formal, pela experimentação prática, pela repetição e pela transmissão de conhecimento para outros, nesta ordem.

Então pare com essa história de que teoria não funciona. A produtividade se dá com o ensinamento de teorias de qualidade para o time (e não de fórmulas mágicas da internet), com posterior treinamento prático supervisionado do colaborador por pessoa experiente.

Quando esta pessoa estiver desempenhando de forma autônoma suas atividades, ela vai precisar repetir os treinamentos e supervisões, para afinar o conhecimento com a prática (treinamento contínuo) e absorver coisas que não conseguiu no primeiro treinamento.

Para a consolidação, se a pessoa tiver oportunidade de treinar outros, este processo de ministrar treinamentos solidifica a teoria de qualidade.

Aprender apenas na prática leva muito mais tempo, carrega mais vícios e torna todo o processo mais improdutivo.

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